为加强金华调查队档案管理工作，确保档案的完整与安全，实现档案管理科学化、制度化、规范化，更好地为统计调查事业服务，根据《中华人民共和国档案法》《国家统计局浙江调查总队机关档案管理办法》和市档案馆的有关规定，结合实际，制定本办法。

一、档案管理原则

（一）金华调查队档案工作实行统一管理、分级负责的原则。全队档案管理，由办公室统一负责，办公室下设综合档案室，配备兼职档案管理员，负责档案管理工作。各部门档案由部门负责人统一负责，并指定兼职档案协管员，负责本处室档案的收集、整理和立卷，并按照统一的要求及时交送档案室归档。

（二）档案保管实行一一对应原则，即纸质档案和电子档案相对应、文字档案和实物档案相对应、声像档案和相关文件资料相对应。干部职工要认真做好本部门各种类型纸质档案、电子档案、实物档案、声像档案等档案材料的收集、整理和归档工作，确保相关文件资料的齐全完整。

（三）档案收集整理人人有责的原则。全体干部职工都有收集、保护档案的义务，同时也有利用档案的权利。各部门应重视对统计调查档案工作的领导，将统计调查档案的收集、整理、归档工作列入议事日程，督促有关人员做好档案工作。

二、档案范围

本办法的档案包括单位和个人从事统计调查、行政、技术活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、音像和其他磁介质等不同载体的历史记录。主要包括：

（一）文件资料。中央、国务院及省委、省政府制发的有关统计调查工作的方针、政策、意见、办法、规定等文件材料。总队制发的文件材料、本队印发的各种文件、函件的印制稿、签发稿；本队形成的规章制度、工作总结、内部请示报告、督办资料、大事记等。外单位有关金华调查队的重要文件、材料。

（二）领导批示。市级及以上领导关于金华调查队工作的重要批示，包括对统计分析的批示。

（三）调查制度。包括国家统计调查制度、金华调查队形成的各种调查方案（实施办法）、问题解答等。

（四）统计分析。《金华调查分析》。

（五）会议材料。包括本队派员参加的浙江总队召开的各种会议的主题报告、领导讲话；金华调查队召开的全市性工作会议的主题报告、领导讲话、照片、录像；金华调查队机关工作会议的领导讲话、会议纪要（或会议记录）、照片等。

（六）重要活动资料。指本队重要活动中的领导讲话、照片、录像等。

（七）宣传资料。指本队日常工作中产生的新闻宣传材料。

（八）其他资料。指其他具有保存和利用价值的资料。

三、档案机构及其职责

（一）档案主管单位。队办公室为档案主管单位。负责制定档案工作计划和规章制度；负责管理档案室，统一保管队机关档案，确保档案完整、安全并为利用档案提供服务。

（二）档案形成单位。各部门为档案形成单位。负责本处室档案收集工作；确定专人按照归档范围和要求，收集本处室形成的档案资料；及时将有关档案材料移交档案室。

四、归档要求

（一）收集。各部门应认真做好本部门各种类型档案资料包括纸质文件、电子版文件、声像资料、实物等的收集和整理工作，确保相关档案资料的齐全完整。

（二）移交。各部门应及时将归档资料移交档案室。一般情况下，文件、调查制度、会议材料等在印制完成（或会议结束）后1月内移交；领导批示在获得后尽快移交；照片、录像、实物等在会议（或活动）结束后1月内移交。

（三）归档。由档案专业人员按要求整理归档。

五、档案的借阅、查询

（一）队档案室存放的档案资料，一般只向队机关干部职工提供借阅、查看服务。

（二）借用档案必须进行登记，一般情况只能在档案室阅档。确因工作需要借出时，一般应当天归还，特殊情况可适当放宽时间，但均需办理借阅手续。

（三）借出档案，应及时归还，严禁横传。如因横传导致泄密或档案遗失等，要追究当事人责任。

（四）档案利用按下列要求审批：

1.复印发至县团级的中央文件和国务院密级文件由队主要领导批准；

2.查阅党组会议记录，必须由党组主要负责人批准，并只能在档案室查阅所批准部分；

3.查阅纪检监察有关档案材料，须经分管纪检监察工作的队领导批准；

4.查阅涉及工作秘密的内部资料档案，须经队分管领导批准；

5.借阅或抄录非保密档案材料，由办公室主要负责人批准；

6.编印、出版档案文件汇编，由办公室报请队主要领导批准。

（五）借阅档案，严禁涂改、圈划、拆撤、污损、折皱和加注标记，发现上述情况，追究当事人责任。

（六）档案经批准可抄录、复制，但复制后的档案应经队档案室工作人员核对无误。属秘密文件的，要严格按照批准权限办理。翻印、复印时，必须建立登记制度，在文件上注明翻印、复印的机关、时间。翻印、复印文件，按秘密文件管理，发生泄密事件，依法追究责任。

六、档案的鉴定与销毁

（一）队档案专业人员会同有关业务部门人员组成档案鉴定小组，负责指导档案文件材料的鉴定，科学地判定文件的保管期限。

（二）档案的鉴定工作，必须有计划、分步骤地开展。

（三）对于己超过保管期限的各种载体的档案，在销毁前组织有关部门人员参与检查、鉴定、审核。凡需要延期保存的档案材料，在清出后，另行组卷装订成册后继续保存。鉴定、审核后确认可销毁的档案，必须编造清册，经有关部门负责人和主管档案工作的领导审定批准后才可销毁。

（四）销毁档案。由办公室主要负责人指定两人负责监销，严防遗失和泄密，监销人员要在销毁清册上签字。

七、档案的安全与保密管理

（一）建立健全并严格执行档案库房管理制度，做好防盗、防虫、防火等工作，确保文件、档案资料安全无损。

（二）保持档案库房内整洁、通风良好，档案排列整齐，类目清楚，用后的档案资料归还原处，不得随意乱放。

（三）档案工作室、库房严禁吸烟，非档案人员未经允许不准进入库房。

（四）档案管理人员离开库房时，要注意关好门窗、橱柜，切断电源，确保档案安全。

（五）对经常接触档案的同志进行保密教育，增强保密意识。对标有密级的档案，按保密规定提供。

（六）定期或不定期地核对档案的保管情况，做到“帐物相符”。

八、处罚

档案管理人员以及全体人员要严格依照国家法律、法规和档案管理制度做好全队档案的收集、管理和使用工作。对在档案工作中，因违反国家档案法律和本规定，造成档案损毁、丢失、泄密或擅自出卖、转让国家所有的档案的行为，依据《档案法》规定，给予批评教育或行政处分；情节严重的，追求刑事责任。

九、本办法所指档案不包括人事、财务和数据资料档案。

十、本办法由国家统计局金华调查队办公室负责解释。

十一、本办法自印发之日起施行。

 

附件：1.纸质档案归档要求

      2.电子档案归档要求

      3.声像档案整理办法

 

附件1

纸质档案归档要求

一、归档范围

金华调查队档案归档范围中除数据资料、照片、录像、实物外的档案资料，均应作为纸质档案进行归档。

二、文件整理

归档文件整理指将其进行分类、排列、编号、编目，使之有序化的过程。

（一）整理原则

归档文件整理要以简化整理、深化检索、便于保管和利用为原则，以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系为原则。

（二）质量要求

1.归档文件应齐全完整。归档文件完整、齐全，是指归档文件种类、份数以及每份文件的页数均应完整，归档文件中正文、附件、底稿、请示、批复、来函、回复等均应齐全。

2.归档文件应完好无损。每份文件都应该完好无损，对破损的文件材料应按要求托裱，字迹已扩散的文件应复制并与原件一并归档；要将文件材料中的曲别针、大头针和订书钉等金属物去掉，以免年久锈蚀文件或微波消毒时发生意外情况。

3.归档文件的书写印制应符合要求。各部门草拟公文、统计资料和重要的内部请示件及领导审改、阅批、签发文件、材料，应一律使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔及毛笔，禁止使用各种铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水。传真件原件不能归档。确需归档的传真件，要复印后将复印件归档。

三、归档文件的立卷要求

（一）划分保管期限

文书档案的保管期限定为永久、30年和10年三种，永久档案作为永远保存的档案，定期向市档案馆移交；长期档案为保存30年，短期档案保存10年左右。一般地：凡是反映本队主要职能活动和基本历史面貌的，对本队、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存；凡是反映本队一般工作活动，在较长时间内对本队工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保存；在较短时间内对本队工作有查考利用价值的文件材料，列为10年保存。

（二）编排页码目录

1.分类。将归档年度的档案资料按照永久、30年、10年分为三类。

2.排列。排列在不同保管期限的档案资料内进行。文件资料按形成的时间排列，同一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；复文在前，来文在后。

3.编号。对排列好归档文件编页码、目录。页码应编在文件正面的右下角、背面的左下角。目录按以下形式编写： 

其中：

①“件号”是文件资料的流水编号；

②“题名”填写文件标题，没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。标题可以缩写，一般不超过50字；

③“日期”填写文件资料的成文日期，以8位阿拉伯数字表示。“月”、“日”是一位数的前面加“0”补齐；如2018.11.05。

④“责任者”填写文件资料的拟稿单位，联合发文责任者过多时可适当省略一些单位；

⑤“备注”注释文件需要说明的情况。包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。

（三）归档文件要求

1.统一使用标准档案盒。卷内排列顺序为：目录、文件资料、备考表（加盖整理人和负责人私人章）。

2.档案盒外要求：

（1）正面应填写全宗号：统一填写“国家统计局金华调查队”；

（2）档案盒脊背：年度、保管期限、机构。 

年度：（填写归档文件的形成年度，以4位阿拉伯数字表示）；

保管期限：由金华调查队档案室确定并填写；

机构：填写金华调查队内设机构，如办公室、综合（专项）处等；

起止件号：不填，将来进档案馆时用。

盒号：为大流水号码。

附件2

电子档案归档要求

 

一、总体要求 

（一）归档范围

金华调查队档案归档范围中所有文件资料均应制作电子档案。

（二）及时收集

各部门形成的不由本部门立卷的电子档案，应在规定时间内传输或拷贝给立卷单位。

（三）归档要求

（1）刻录前审核。立卷单位在刻录电子档案前应将拟刻盘资料交由档案形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

（2）软件要求。电子文件最好使用通用软件，专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，归档时应将软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等一并归档。对于专用软件产生的又不能转化为通用型电子文件的，则必须连同专用软件一并归档。如果采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应将其技术方法和相关软件一同归档。

（3）刻录要求。应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上。如果采用专用软件，应将软件及相关数据存在同一载体上。

（4）包装要求。电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签上填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。相应的电子文件审核意见、机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

（5）定期移交。立卷单位每年2月底前向档案室移交电子档案一式两套（一套封存保管，一套供查阅使用）。

二、纸质档案的电子版要求

（一）纸质档案的电子版归档范围、责任单位等均与纸质档案相同。

（二）纸质档案的电子版归档注意事项：

1.应在与纸质文件建立准确可靠的标识关系。以下档案材料的电子版命名规则规定如下：

 

部分电子档案材料命名规则

2.纸质档案电子版的排列顺序应与纸质档案一致。

3.重要文件的主要修改过程，有查考价值的修改稿虽不归纸质档案，但应保存电子版。

三、照片和录像档案要求

（一）归档前整理。

1.照片档案。将具有保存价值的照片，从活动开始到活动结束，收集一套完整的照片。将全套照片作为1个数据文件。

2.录像档案。由主办单位对本队重大活动进行了录像的，其录像制品应作为档案归档。归档前应对录像资料进行编辑处理。

3.编写说明:

每套照片或录像必须编写简要文字说明，简要文字说明要综合运用以下五个要素，概括揭示照片和录像的信息；文字简练、语言通顺，一般不超过50字。

事由：照片或录像所反映的活动内容；

时间：照片或录像拍摄的时间。时间用阿拉伯数字表示，如：“2018.7.1.”；

地点：照片或录像活动的场所；

数量：照片或录像的张数或光盘（盒带）数；

主要人物：每张照片或录像中的主要人物的姓名、身份、位置；

摄影者：拍摄单位和拍摄人。

（二）办理归档

各处室按规定时间将编写好说明的照片或录像拷贝或传输至档案室；档案室分年对应归档的照片按事由进行分类，编制目录，印制成照片或制成光盘归档。

（三）保管要求

1.电子档案统一由档案室统一保管。档案室应将归档的录音带、录像带按年度、事由进行分类，排列、编写流水号。

2.电子档案载体应存放在防磁的专用柜内，不得擦、划、触摸记录涂层，并防止拉扭、震动和摔碰；存放环境的温度应保持在17℃至20℃之间，相对湿度应保持在35%至45%之间，并注意远离强磁场，与有害气体隔离。

3.电子档案每4年进行一次抽样机读检验。如发现问题应及时采取恢复措施。

（四）电子档案利用要求

电子档案利用者要爱护档案，不得污损。

（1）利用本部门电子档案，需经部门领导同意；

（2）利用其它部门的电子档案，纸质档案电子版按纸质档案的规定执行；照片录像档案需经办公室主任批准方可借阅。

（3）电子档案一般不借出，确需借出的须经分管档案工作的队领导批准，并应在规定时间内归还。

（4）利用本队电子档案出版的出版物，应注明“照片（数据）由国家统计局金华调查队提供”字样，并向队档案室提交两份出版物存档。　

附件3

 

国家统计局金华调查队声像档案整理办法

 

为规范国家统计局金华调查队的档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律、法规和规章的要求，结合本队实际情况，制定本办法。

一、声像档案分类

按年度—问题分类(会议类、活动类)。如：“2019年：统计开放日宣传活动”。

二、声像档案归档范围与保管期限

1.反映金华调查队主要职能活动和历史面貌的照片、磁带、录像带永久保管。

2.金华调查队重要会议的照片、录音带、录像带永久保管。

3.反映金华调查队科研成果的照片永久保管。

4.反映金华调查队重大事件、事故情况的录音带、照片、录像带永久保管。

5.反映金华调查队文化、体育、教育、宣传活动的照片、录音带、录像带30年保管。

三、声像档案归档格式要求

1.图像文件以JPEG、TIFF为通用格式。

2.影像文件以MPEG、AVI为通用格式。

3.声音文件以WAV、MP3为通用格式。

四、声像档案归档收集要求

1.归档时必须做好登记工作。

2.逻辑归档：在计算机网络上归档，实时进行；物理归档:把电子文件下载到可脱机保存的载体上，于次年6月底前完成。

3.脱机保存：具有永久和长期保存价值的电子文件，应使用只读光盘、一次性光盘等载体进行脱机保存(不得使用软磁盘、U盘等移动存储设备)。

4.光盘一式两套:封存、利用各一套;光盘外标签（载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期、密级期限）要统一、规范；光盘内目录：如果存储多个文件应在光盘内说明其查找方法。

五、声像档案归档移交要求

1.在移交电子文件时，归档单位和档案部门均应对每套文件的载体有无划痕、是否清洁、有无病毒及其技术环境进行检验，合格率达到100%方可交接。验收合格后，方可填写档案移交登记本，双方签字。

2.通过网络实施交接的检验项目包括：核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

六、声像档案归档存贮要求

1.归档电子文件载体应专库(柜)集中保存。

2.归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。

3.保管环境：温度选定范围：14℃-24℃；相对湿度选定范围：45％-60％。符合防尘、防火、防潮等要求。

4.归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。电子文件要避免阳光直接照射。

5.定期对存贮的电子文件读取、处理设备的更新情况进行检查登记。原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处置；对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

七、声像档案归档时间

声像档案按照形成的时间，在第二年6月30日前，按要求整理向档案室移交。